Exempelbild

2018-01-19

Intranät, Projektledning

Höglandets räddningstjänstförbund – interaktivt intranät med skräddarsydd funktion för felanmälan

Medarbetarna inom Höglandets räddningstjänstförbund önskade bättre möjligheter till kommunikation och samarbeten. Via det nya intranätet kommer både heltidsanställda och deltidsbrandmän enkelt nå de verktyg och den information de behöver.

Målet var ett intranät som underlättar det dagliga arbetet, ger fler möjligheter till samarbete och ökar förståelsen för våra olika uppdrag. På det sättet vill vi skapa en större öppenhet.

ulla andersson jarl
höglandets räddningstjänstförbund

Citatbild

Vi genomförde en intern undersökning bland medarbetarna och den visade att ett intranät var efterlängtat. Målet var ett intranät som underlättar det dagliga arbetet, ger fler möjligheter till samarbete och ökar förståelsen för våra olika uppdrag. På det sättet vill vi skapa en större öppenhet, säger Ulla Andersson Jarl, kommunikationschef, Höglandets räddningstjänstförbund.

Räddningstjänstförbundet valde Soleils intranätspaket Skalbar med några tillägg, bland annat en specialutvecklad funktion för felanmälningar. Tack vare intranätet har de bra förutsättningar att kommunicera med sina 250 medarbetare över en stor geografisk yta under dygnets alla timmar.

Det är väldigt roligt att förbundsdirektören Jonas Petri även skrev till medarbetarna att de är viktigast i kommunikationen. Han uppmanade alla till att dela med sig på intranätet eftersom det kommer göra jobbet både roligare och mer effektivt, berättar Jennie Thorén Johnson, projektledare, Soleil.

Lättillgänglig och aktuell information för alla anställda

Alla organisationens datorer är inställda så att användaren automatiskt loggas in på intranätet så fort webbläsaren öppnas. På startsidan möts medarbetarna av information om sin anställning och om organisationen. De når även samarbetsgrupper och länkar till alla system samt ser räddningstjänstens Facebook-flöde.

De deltidsanställda kommer så småningom också att få tillgång till intranätet, vilket gör att informationen är lättillgänglig även för dem som inte befinner sig på plats.

Smidig och effektiv felanmälan

Medarbetare kan anmäla fel som rör till exempel IT-utrustning, fordon eller fastigheter via intranätet. När någon fyllt i en felanmälan skickas ett mejl automatiskt till den som är ansvarig. När ärendet markeras som ”mottaget” går det ett mejl till anmälaren med information om status.

Om exempelvis en backspegel på en brandbil är trasig kan personen som först upptäcker detta anmäla det direkt. Om ärendet bedöms vara intressant för fler väljer den ansvarige att visa status på intranätets startsida. Då ser alla att till exempel brandbil 2 är inne på service och på det viset undviker man att flera personer anmäler samma fel, beskriver Jennie.

Fokus på ansvarsfördelning och prioritering

Inför projektet samlade räddningstjänstförbundet alla som ansvarar för information inom organisationen för att ta reda på vilka behov var och en hade. Efter det skapade de en struktur tillsammans med Soleil.

Vi har byggt en tydlig organisation runt intranätet med flera informationsägare som har ett utpekat ansvar för att informationen är aktuell. Vi har också en administrationsgrupp där vi lyfter olika behov som dyker upp och som kan behöva utvecklas eller åtgärdas, förklarar Ulla.

Soleil utbildade redaktörerna i webbpubliceringsverktyget inför att all information skulle flyttas över till det nya intranätet. Nu fortsätter arbetet med att uppdatera och komplettera information som de valt att inte publicera än.

Det var mycket material att flytta och de har verkligen prioriterat och tänkt till för att undvika att halvfärdigt material publiceras. Istället säkerställer de att all information är korrekt, aktuell och målgruppsanpassad, säger Jennie.

Instruktionsfilmer hjälper användarna igång

Kommunikationsavdelningen har gjort egna korta instruktionsfilmer om intranätet för att användarna snabbt ska komma igång.

Utmaningen är att få alla att använda intranätet och utnyttja alla fördelar då de inte är vana vid att ha så många möjligheter till dialog och samarbeten, menar Ulla.

Lärorikt projekt och bra samarbete

Som i alla projekt finns det saker att dra lärdomar av. Räddningstjänstförbundet menar att det är viktigt att tänka till kring när det passar bäst att utbilda redaktörerna i webbpubliceringsverktyget.

Mitt tips till andra är att försöka lägga utbildningarna för redaktörerna tätt inpå lanseringen. Vi genomförde dem nog lite för tidigt och då kan redaktörerna till viss del ha glömt vad de lärt sig, säger Ulla.

Projektet har varit spännande och Soleil har fått lära sig många nya begrepp och arbetssätt.

Räddningstjänstens verksamhet var ett okänt område med mycket nytt för mig, men det har varit ett smidigt projekt eftersom Ulla varit lättillgänglig och tydlig som projektledare, menar Jennie.

Samarbetet med Soleil har fungerat mycket bra. Vi har haft regelbundna avstämningar och fått snabb hjälp hela tiden, avslutar Ulla.

Fakta om projektet

  • om höglandets räddningstjänstförbund: Höglandets räddningstjänstförbund är Jönköpings läns näst största räddningstjänstkår med 250 medarbetare, varav 125 är deltidsanställda. Förbundet består av två medlemmar: Nässjö kommun och Vetlanda kommun, (Sävsjö kommun). Här arbetar främst brandmän och brandingenjörer, men också några medarbetare inom administration. Cirka två gånger per dygn rycker räddningsstyrkan ut på grund av att människor är i nöd. Samtliga invånare i Nässjö och Vetlanda kommuner kan nås inom 30 minuter. 75 procent av invånarna kan få hjälp inom 10 minuter.
  • Framgångsfaktor: Tydlig och lättillgänglig projektledare hos kunden.


Kontaktperson

Jennie Thorén Johnson

Projektledare
+46 70 713 49 73

Kontakta mig

Tack för ditt mail!

Tack för ditt mail! Vi kommer kontakta dig så snart som möjligt.